Quy trình bình duyệt bài viết gồm 07 bước:

- Bước 1: Nộp bản thảo

Tác giả gửi bản thảo bài viết (ẩn danh) và file thông tin tác giả (mẫu đính kèm) thông qua hệ thống tạp chí điện tử tại địa chỉ: https://tapchi.hul.edu.vn. Sau khi gửi bài thành công, tác giả nhận được thông báo xác nhận qua hệ thống và email đã đăng ký.

- Bước 2: Kiểm tra ban đầu về hình thức và mức độ trùng lặp

Thư ký Ban Biên tập tiến hành kiểm tra ban đầu đối với bản thảo. Tất cả bản thảo gửi đến Tạp chí đều được kiểm tra bằng công cụ phát hiện trùng lặp trước khi chuyển sang quy trình phản biện.

Trường hợp bài viết có tỷ lệ trùng lặp trên 25% của các nguồn khác nhau và/hoặc tỉ lệ trùng lặp nguồn đơn trên 5% , Thư ký Ban Biên tập sẽ thông báo cho tác giả để chỉnh sửa và gửi lại bản thảo qua hệ thống.

Trường hợp bài viết có tỷ lệ trùng lặp dưới 25% và/hoặc tỉ lệ trùng lặp nguồn đơn dưới 5%, đồng thời đáp ứng yêu cầu về hình thức, bản thảo được chuyển đến Ban Biên tập để xem xét nội dung.

- Bước 3: Sàng lọc biên tập và quyết định sơ bộ

Ban Biên tập xem xét sự phù hợp của bài viết với tôn chỉ, mục đích, phạm vi chuyên môn và yêu cầu học thuật của Tạp chí. Sau khi xem xét, Ban Biên tập có thể quyết định:

a) Chấp nhận đưa vào quy trình phản biện nếu bài viết đáp ứng yêu cầu sơ bộ. Bản thảo sau đó sẽ được gửi đến 02 phản biện độc lập có chuyên môn phù hợp.

b) Từ chối bản thảo nếu bài viết không phù hợp với phạm vi, chất lượng học thuật hoặc yêu cầu xuất bản của Tạp chí. Trong trường hợp này, Tạp chí thông báo cho tác giả và quy trình kết thúc.

- Bước 4: Phản biện độc lập

Bài viết được gửi phản biện kín cho 02 phản biện độc lập. Thời hạn phản biện thông thường là không quá 21 ngày kể từ ngày phản biện nhận được bản thảo. Kết quả phản biện có thể thuộc một trong các trường hợp:

+ Chấp nhận đăng, không cần sửa;

+ Chấp nhận đăng có sửa, không cần phản biện lại;

+ Sửa và gửi lại để phản biện;

+ Không chấp nhận đăng.

- Bước 5: Xử lý kết quả phản biện và yêu cầu chỉnh sửa

Sau khi nhận kết quả phản biện, Thư ký Ban Biên tập tổng hợp ý kiến phản biện và báo cáo Ban Biên tập để xem xét. Việc xử lý kết quả phản biện được thực hiện theo các trường hợp sau:

+ Trường hợp 1: Cả 02 phản biện đồng ý đăng, Ban Biên tập sẽ xem xét quyết định chấp nhận đăng. Trường hợp phản biện yêu cầu chỉnh sửa, tác giả phải chỉnh sửa bản thảo và gửi lại trong thời hạn 10 ngày. Sau khi tác giả gửi lại bản sửa, Thư ký Ban Biên tập kiểm tra việc chỉnh sửa, hình thức trình bày, chính tả và tài liệu tham khảo trước khi trình Ban Biên tập ra quyết định cuối cùng. Nếu quá thời hạn 10 ngày mà tác giả không gửi lại bản sửa, bài viết có thể bị từ chối đăng, trừ trường hợp tác giả có lý do chính đáng và được Tạp chí chấp thuận gia hạn.

+ Trường hợp 2: 01 phản biện đồng ý đăng và 01 phản biện không đồng ý đăng, Ban Biên tập sẽ xem xét và quyết định: Gửi bài viết đến phản biện thứ ba; hoặc Không chấp nhận đăng nếu xét thấy bài viết không đáp ứng yêu cầu của Tạp chí.

+ Trường hợp 3: Cả 02 phản biện không đồng ý đăng Nếu cả 02 phản biện không đồng ý đăng,  Biên tập quyết định không chấp nhận đăng bài viết. Tạp chí thông báo kết quả và lý do cho tác giả.

- Bước 6: Quyết định biên tập cuối cùng

Sau khi nhận bản thảo đã chỉnh sửa, Thư ký Ban Biên tập kiểm tra lại hình thức, chính tả, tài liệu tham khảo và các yêu cầu kỹ thuật khác. Ban Biên tập xem xét hồ sơ bài viết, ý kiến phản biện, bản giải trình và bản thảo đã chỉnh sửa để Tổng biên tập ra quyết định cuối cùng. Quyết định cuối cùng có thể là:

+ Chấp nhận xuất bản: Tác giả được thông báo về số kỳ và thời gian xuất bản dự kiến;

+ Không chấp nhận xuất bản: Tác giả được thông báo lý do rõ ràng.

 - Bước 7: Biên tập bản thảo, hiệu đính và xuất bản

- Bài viết được chấp nhận xuất bản sẽ được chuyển sang giai đoạn biên tập bản thảo và đưa vào số tạp chí phù hợp theo kế hoạch của Tạp chí.

- Sau khi bài viết được xuất bản, tác giả nhận thông báo qua hệ thống và email. Tác giả cần thường xuyên theo dõi tài khoản trên hệ thống và email đã đăng ký để cập nhật thông báo từ Tạp chí.

- Thời gian biên tập, phản biện và quyết định đăng hoặc từ chối đăng thông thường là 06 - 08 tuần kể từ ngày bản thảo hợp lệ được Tạp chí tiếp nhận. Thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào tính chất bài viết, tiến độ phản biện, số lần chỉnh sửa và kế hoạch xuất bản của Tạp chí.

Sơ đồ minh họa: